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河南省城市社區檔案管理暫行辦法

發布時間: 2015-08-06  ?信息來源:濟源市檔案局

  第一條  為加強城市社區檔案管理,更好地為社區各項事業發展服務,根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城市居民委員會組織法》、《河南省檔案管理條例》、《河南省實施〈中華人民共和國城市居民委員會組織法〉辦法》等法律、法規,結合我省實際,制定本辦法。

  第二條  城市社區檔案,是指社區黨群組織、社區居民委員會等組織和居民在社區建設、管理和服務等活動中直接形成的,對國家和社會具有保存價值的文字、圖表、聲像、實物等各種形式和載體的歷史記錄。

  第三條  城市社區檔案應貫徹集中統一管理的原則,對各種門類和載體的檔案實行集中統一管理,維護檔案的完整與安全,便于社會各方面對檔案的利用。

  第四條  城市社區檔案管理是社區開展黨的建設、社區精神文明建設、社區服務、社區衛生、社區文化和社區治安等各項工作的重要基礎性工作。城市社區要加強對檔案工作的領導,明確責任人和工作職責,并將其納入社區工作計劃和議事日程,切實解決檔案工作中遇到的實際問題,保障檔案工作與社區各項工作同步協調發展。

  第五條  各級檔案行政管理部門負責本行政區域內的城市社區檔案工作的業務指導、監督。

  第六條  城市社區居民委員會應依法建立健全檔案工作,設立綜合檔案室(柜),配備檔案管理員。檔案管理員應掌握檔案管理基本知識和基本技能。

  第七條  城市社區綜合檔案室應具備以下條件:

  有專(兼)職檔案員;有檔案管理制度;有檔案保管箱柜;有檔案實體保存;有檔案檢索工具。

  第八條  城市社區綜合檔案室工作任務:

  (一)宣傳、貫徹、執行黨和國家有關檔案工作的法律、法規、規章和標準;

  (二)指導、監督社區各組織機構文件材料的歸檔工作;

  (三)集中管理社區的全部檔案和資料;

  (四)積極提供檔案資料的利用,為社區各項工作和居民生活服務。

  第九條  城市社區檔案管理人員工作職責:

  (一)按時收集、整理和管理本社區的各類檔案;

  (二)對全部檔案實行安全規范保管;

  (三)對社區各組織機構文件材料的歸檔工作進行監督和指導;

  (四)編制檔案檢索工具,為檔案利用創造條件;

  (五)密切配合社區各項工作,積極提供檔案利用。

  第十條  城市社區黨組織、社區居民委員會、社區所屬的企事業單位應建立健全文件材料歸檔和檔案管理制度。凡是反映本社區工作活動、具有查考保存價值的各種文件材料,都應向社區綜合檔案室移交,任何單位、組織和個人不得據為己有或擅自銷毀。

  城市社區文件材料的歸檔范圍應參照《河南省城市社區文件材料歸檔范圍和保管期限表》(見附件)執行。

  第十一條  各類應歸檔的文件材料應按時歸檔。

  1、文書類文件材料一般按年度歸檔,本年度檔案在次年的6月底前歸檔。

  2、會計類文件材料由財務人員整理完畢保存一年后向檔案管理員移交歸檔。

  3、科技類中的基建類文件材料于項目竣工驗收后歸檔;設備類文件材料在設備開箱驗收后歸檔。

  4、電子類、聲像類文件材料和實物類檔案等隨時歸檔。國家有特殊規定的,從其規定。

  第十二條  歸檔文件材料應齊全完整,保管期限劃分準確,載體和書寫材料符合耐久性要求和有關技術標準,禁止使用圓珠筆、彩色筆、鉛筆、純藍或紅色墨水等書寫材料。

  第十三條  城市社區歸檔文件材料應按照國家檔案局和河南省檔案局及有關部門的規定、標準進行整理。

  1、文書檔案按照河南省檔案局印發的《﹤歸檔文件整理規則﹥實施細則》(豫檔發[2001]9號)進行整理。

  2、基建檔案按照《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》(國檔發〔1988〕4號)進行整理。

  3、會計檔案按照《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)進行整理。

  4、社區居民檔案按照居民小組或樓號、門牌分類,按戶整理。

  5、電子文件按照《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T 18894-2002)進行整理。

  6、照片檔案按照《照片檔案管理規范》(GB/T11821-2002)進行整理。

  7、錄音、錄像檔案按照《磁性載體檔案管理與保護規范》(DA/T15—1995)進行整理。

  8、實物檔案按類別和接收的年度分別登記歸檔。

  9、其他專門檔案按照國家檔案局和河南省檔案局及有關部門的規定、標準進行整理。

  第十四條  城市社區應根據檔案工作的要求,采取必要的保管和保護措施,不斷改善檔案保管條件,確保檔案的完整與安全。形成檔案數量多、有條件的社區應設置專用庫房保管檔案。

  第十五條  檔案管理員應定期對檔案及保管狀況進行全面清點、檢查,并形成安全檢查記錄;發現破損、霉變、蟲蛀、褪色或字跡模糊等現象時,應及時修補、復制或進行其他技術處理。對特種載體檔案,要對記錄的信息進行定期檢測,確保信息記錄的安全。

  第十六條  檔案管理員應保持檔案及庫房、裝具、設備的整潔。保管條件要符合防高低溫、防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜等要求。檔案裝具周圍禁止吸煙和存放易燃、易爆物品。

  第十七條  城市社區檔案實行專人保管。綜合檔案室應按照《全宗卷規范》(DA/T12-1994)建立全宗卷。

  第十八條  城市社區綜合檔案室應編制檔案案卷目錄、歸檔文件目錄等必要的檔案檢索工具為檔案利用創造條件;有條件的要應用計算機建立檔案文件級目錄或重要檔案全文數據庫,進行檔案的存貯與檢索。

  第十九條  城市社區綜合檔案室應建立各種檔案統計臺賬,對檔案的接收和移交、檔案的保管數量、借閱和利用效果、鑒定和銷毀等情況進行登記和統計。并按規定向上級機關報送檔案工作基本情況統計表。

  第二十條  城市社區應建立檔案鑒定工作小組,根據《河南省城市社區文件材料歸檔范圍和保管期限表》的規定,對已到保管期限的檔案進行鑒定。鑒定小組由城市社區檔案工作負責人和相關人員組成。通過鑒定,確定檔案的存銷,調整檔案保管期限和檔案密級,并出具檔案鑒定報告。對失去保存價值的檔案,應清點核對,由鑒定小組撰寫銷毀報告并編制《銷毀檔案清冊》,經必要的審批手續后,核準銷毀。

  第二十一條  嚴禁擅自銷毀檔案。銷毀檔案應按以下要求辦理:

  1、在指定地點銷毀,注意保密;

  2、不得出賣或用作其他用途;

  3、應指定監銷人、經辦人兩人以上共同執行,同時在銷毀清冊上簽名,以示負責;

  4、銷毀檔案清冊應歸檔永久保存,并報上級機關備案。

  第二十二條  城市社區應制定檔案借閱制度,根據檔案的內容確定不同的利用范圍和審批程序。

  第二十三條  檔案管理員要熟悉所保管檔案的內容,根據城市社區各項工作的需求,積極做好提供利用工作。

  第二十四條  社區綜合檔案室應編制適應利用需要的檔案檢索工具,并編寫社區大事記、組織沿革、基礎數字匯編和專題參考資料,積極開發檔案信息資源,為社區建設和各項工作服務。

  第二十五條  社區檔案的開發與提拱利用,必須嚴格遵守保密制度。

  第二十六條  對列入地方國家綜合檔案館進館名冊的、屬于永久保管的社區紙質檔案,自形成之日起滿十年后,連同目錄、全宗卷和其他檢索工具一并向所轄市(區、縣)綜合檔案館移交。電子檔案可適當擴大移交范圍。移交時間視具體條件,可通過網絡隨時移交,也可刻錄至光(磁)盤上,按年移交,具體范圍與移交時限由當地檔案館和社區磋商確定。

  第二十七條  城市社區檔案管理員調離工作崗位時,應在離職前辦妥檔案交接手續。

  第二十八條  在城市社區檔案工作中作出顯著成績的單位和個人,由其所在的街道辦事處或縣以上檔案行政管理部門給予表彰和獎勵。

  對違反《檔案法》及《河南省檔案管理條例》行為的,依法追究相關責任。

  第二十九條  本辦法由河南省檔案局負責解釋。

  第三十條  本辦法自發布之日起施行。

  附件:河南省城市社區文件材料歸檔范圍和保管期限表



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