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電子文件歸檔與電子檔案管理規范

發布時間: 2015-08-06  ?信息來源:濟源市檔案局

  1 范圍  

  本標準規定了在公務活動中,具有長期保存價值的電子文件的收集、積累、歸檔及電子檔案管理的一般方法。  

  本標準適用于國家機關、社會團體、企事業單位等辦公自動化過程中產生的電子文件及電子檔案的管理。其他種類的電子文件的管理可參照本標準。 

  2 引用標準(略) 

  3 定義 

  本標準采用下列定義。 

  3.1 電子文件 Electronic Records   

  能被計算機系統識別、處理,按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上,并可在網上傳送的數字代碼序列。 

  3.2 電子檔案 Electronic Archives   

  具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件、參數和其他相關數據 

  3.3 邏輯歸檔 Logical Filing  

  指在計算機網絡上進行,不改變原存儲方式和位置而實現的電子文件向檔案部門移交的過程。 

  3.4 物理歸檔 Physical Filing   

  指把計算機及其網絡中的電子文件集中傳輸至獨立的或可脫機保存的載體上,向檔案部門移交的過程。 

  4 總則 

  4.1 電子文件形成單位指定專門機構或人員負責對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理,保證管理工作的連續性。 

  4.2 電子文件形成部門負責電子文件的收集、積累、保管和整理工作, 檔案部門要進行指導和監督。         

  4.3 電子文件的管理由檔案部門負責,電子文件形成部門要提供協助和支持。 

  4.4 部門應明確規定歸檔時間、歸檔范圍、技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等歸檔要求,以保證電子檔案的質量。 

  4.5 為保證電子檔案的可利用性,從電子文件形成時就應有嚴格的管理制度和技術措施,確保其信息的真實性、安全性和完整性。 

  4.6 歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時,則應在內容、相關說明及描述上保持一致。 

  4.7 具有長期或永久保存價值的文本或圖形電子文件,如沒有紙質等拷貝件的必須制成紙質文件或縮微品等。進行歸檔時,必須將電子文件與相應的紙質文件或縮微品一并歸檔。 

  5 電子文件的收集與積累  

  5.1 收集范圍 

  電子文件的收集范圍為有可能作為檔案保存的文件,除按國家關于文件歸 

  5.2 收集積累要求 

  5.2.1 記錄了重要文件的主要修改過程,有查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質的,如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉換工作,則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留,否則可根據實際條件或需要,確定是否保留。  

  5.2.2 保存與紙質等文件內容相同的電子文件時,應在彼此間建立準確、可靠的標識關系。  

  5.2.3 在“無紙化”辦公或事務處理系統中產生的電子文件,應采取更嚴格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份,存儲于能夠脫機保存的載體上,并對有長期或永久保存價值的電子文件制成紙質文件或縮微品保留。 

  5.2.4 用文字處理技術形成的電子文件,收集時應注明文件存儲格式、屬性和文字處理平臺。 

  5.2.5 用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件,如果采用非標準壓縮算法,收集時應轉換成統一格式,如無法轉換,則應將相關軟件一并收集。  

  5.2.6 用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時應注意其軟硬件環境和相關數據。  

  5.2.7 用視頻設備獲得的動態圖像文件,收集時應注意收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。  

  5.2.8 用音頻設備獲得的文件,應同時收集其屬性標識、參數和非通用格式的相關軟件。 

  5.2.9 由計算機多媒體技術制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時應保證參數準確、數據完整。 

  5.2.10 通用軟件產生的電子文件,應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數手冊、說明資料等。專用軟件產生的電子文件,原則上應轉換成通用型電子文件;如不能轉換,則收集時必須連同專用軟件一并收集。 

  5.2.11 計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關的參數、管理數據等應與電子文件一同收集。 

  5.3 收集、積累方法 

  5.3.1 及時按照要求制作電子文件備份。 

  5.3.2 每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。見附錄A   

  5.3.3 電子文件登記表應與電子文件同時保存。 

  5.3.4 電子文件登記表如果制成電子表格, 應與電子文件一同保存,并附有紙張打印件。 

  5.3.5 電子文件性質代碼:R—草稿性電子文件;U—非正式電子文件;O—正式電子文件。 

  5.3.6 電子文件類別代碼:T—文本文件;I—圖像文件:G一圖形文件;V一影像文件;A一聲音文件;M一多媒體文件;P—計算機程序;D—數據文件。 

  6 電子文件的整理 

  6.1 電子文件的整理,應按年度、機構、問題、保管期限、密級等因素相對集中。 

  6.2 電子文件應填寫電子文件登記表,參照《檔案著錄規則》著錄,并制成機讀目錄。 

  6.3 歸檔電子文件應以盤為單位填寫登記表首頁,以份為單位填寫續頁。 

  7電子文件的歸檔 

  應定期把符合歸檔條件的電子文件信息向檔案部門移交,并按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機載體上。 

  7.1 歸檔范圍 

  電子文件的歸檔范圍,參照國家關于文件歸檔的現行有關規定執行,并應包括相應的支持軟件和相關數據。 

  7.2 歸檔時間 

  邏輯歸檔可實時進行,物理歸檔應按照紙質文件的規定定期完成。 

  7.3 檢測 

  在進行電子文件歸檔工作時,應按其基本技術條件進行檢測。其內容包括:硬件環境的有效性、軟件環境有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。 

  7.4 歸檔前的鑒定 

  電子文件的歸檔鑒定工作,參照國家關于文件鑒定的有關規定執行,鑒定結果,在電子文件的機讀目錄上制作相應的標識。 

  7.4.1 有效性和完整性鑒定   

  歸檔前應由文件形成單位對電子文件的有效性和完整性進行審核,并由負責人簽署意見。如果文件形成單位采用了某些技術方法保證電子文件的有效性和完整性,則應把其技術方法和相關軟件一同移交給接收單位。 

  7.4.2 保管期限的劃分 

  電子文件保管期限的劃分,參照國家關于文件保管期限的有關規定執行。 

  7.5 歸檔要求  

  7.5.1 電子文件的邏輯歸檔,按照歸檔鑒定標識進行,將管理權從網絡上移交檔案部門。其歸檔工作,除存儲格式和位置不變外,其它均應參照國家文件歸檔的有關規定執行。 

  7.5.2 把帶有歸檔標識的電子文件集中, 拷貝至耐久性的載體上,一式三套,一套封存保存,一套供查閱使用。第三套異地保存。對于加密電子文件,則應解密后再完成上述工作。 

  7.5.3 本標準推薦采用的載體,按優先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、硬磁盤、可擦寫光盤等。禁用軟磁盤作歸檔電子文件長期保存的載體。  

  7.5.4 存儲電子文件的載體或包裝盒上應貼有標簽,標簽內填寫檔號、題名、密級、保管期限、硬件及軟件環境等。電子文件的載體應設置成禁寫操作的狀態。 

  7.5.5 將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔,并附歸檔電子文件登記表。  

  7.5.6 需要長期保存的電子文件;應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一類型載體上,如果采用專用軟件,應將軟件及相關數據存在同一載體上。 

  7.5.7 原電子文件載體在完成電子文件歸檔后, 在其形成部門保留時間至少1年。 

  7.5.8 在網絡中進行了邏輯歸檔操作的電子文件,應按上述歸檔過程完成物理歸檔。 

  8 電子檔案的移交與保管 

  電子文件歸檔后按有關規定移交至檔案館等檔案保管部門,作為電子檔案進行集中保管。 

  8.1 檢驗 

  8.1.1 檔案保管部門應配備滿足對電子文件進行讀取處理的設備,以保證完成電子檔案的檢驗工作。歸檔的每套載體均應接受檢驗,合格率應達到100%。 

  8.1.2 檢驗項目   

  8.1.2.1 載體有無劃痕,是否清潔。 

  8.1.2.2 有無病毒。 

  8.1.2.3 核實電子檔案的完整性、有效性和審核手續。 

  8.1.2.4 核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。 

  8.1.3 將檢驗結果填入電子檔案接收檢驗登記表。檢驗不合格的,應退回形成單位,重新制作。 

  8.2 移交手續 

  驗收合格后,檔案保管部門應填寫電子檔案接收檢驗登記表,并簽字蓋章。登記表一式2份,一份交電子文件形成單位,一份自存。 

  8.3 保管要求 

  電子檔案保管除應具備紙質檔案一般的要求外,還應符合下列條件。 

  8.3.1 歸檔載體應作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。 

  8.3.2 環境溫度選定范圍:17℃-20℃;相對濕度選定范圍:35℃-45℃。 

  8.3.3 存放時應注意遠離強磁場,并與有害氣體隔離。 

  8.4 有效性保證 

  8.4.1 每滿1年,對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門與電子文件讀取處理有關的設備更新情況進行一次檢查登記。設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性,如不兼容,應進行電子檔案的載體轉換工作,原載體同時保留時間不少于3年。 

  8.4.2 對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于10%,如發現問題應及時采取恢復措施。 

  8.4.3 磁性載體上的電子檔案,每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少于4年。 

  8.4.4 定期檢驗結果應填入 電子檔案管理登記表。 

  8.5 利用 

  8.5.1 電子檔案的封存載體不得外借。未經批準任何單位或人員不得擅自復制電子文件。 

  8.5.2 利用時使用拷貝件。 

  8.5.3 利用時要遵守保密規定。對具有保密要求的電子檔案,采用聯網的方式利用時,必須符合國家或部門有關保密的規定,要有穩妥的安全保密措施。 

  8.5.4 利用者對電子檔案的使用應在權限規定范圍之內。 

  8.6 電子檔案的鑒定銷毀 

  8.6.1 電子檔案的銷毀鑒定,參照國家關于檔案鑒定銷毀的有關規定執行。 

  8.6.2 電子檔案的銷毀,應在辦理審批手續后,方可實施。 

  8.6.3 非保密電子檔案可進行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時,如存儲在不可擦除的載體上,須連同存儲載體一起銷毀,并在網絡中徹底清除。  

  8.7 統計  

  檔案保管部門應及時按年度對電子檔案的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統計。檔的有關規定執行外,還應包括相關的支持軟件和數據等。 

  A.1電子文件登記表 

文件特征 

形成部門 

  

完成日期 

  

載體類型 

  

載體編號 

  

通訊地址 

  

   

  

聯系人 

  

設備環境特征 

硬件服務(主機、網絡服務器型號、制造廠商等) 

  

軟件系統(型號、版本等) 

操作系統 

  

數據庫系統 

  

相關軟件(文字處理工具、瀏覽器、壓縮式解密軟件) 

  

文件記錄特征 

記錄結構(物理、邏輯) 

  

記錄 

類型 

定長 

可變長 

其他 

記錄總數 

  

總字節數 

  

記錄字符、圖形、音頻、視頻及文件格式 

  

文件載體 

型號: 

數量: 

備份數: 

  

制表審核 

填表人 

年月日 

審核人 

年月日 

  A.2電子文件登記表(續頁) 

文件 

編號 

題名 

形成 

時間 

文件稿本代碼 

文件類別代碼 

載體 

代碼 

保管 

期限 

備注 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

 


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